舉辦展會中，經常會用到電子郵件和網上報名。下面就來了解一下它們在展會中所起的作用。
      舉一個例子來說明：假設一個醫(yī)生收到一封邀請他出席某醫(yī)療會議的電子郵件，他很容易就能將該郵件轉發(fā)給其他20個同事。假設這20個同事中有3位準備出席，那就會在網上多預定3個房間。由此可見，電子郵件對展會組織者來說，可以將信息傳達給潛在的出席者，增加市場分額，而所有這一切都是不需要什么成本的。
      如今報名在很大程度上已經聯(lián)機進行了。通過一個聯(lián)機模塊，出席者可以自己填寫報名表和住宿要求，而不用打電話。這樣，展會組織者不僅省去了許多工作，還能獲得更加完整的出席者信息，把工作重點放在展會營銷方面，減少浪費。他（她）能夠更快地、以更低成本地、更有效地推廣展會。展會組織者可以從其網上報名數據庫中篩選出所需數據，提取有關出席者的具體信息，再針對這些出席者調整展會推廣策略。展會組織者還可以研究報名數據庫，從中得知誰被取消，誰去年報名而今年沒有報名，等等。
      有相當一部分出席者總是到臨近展會的時候才決定所住的房間，這時，剩余的房間就來不及再租出去了。但如果利用電子郵件進行市場推廣，你就可以在48個小時之內獲得80%的回饋率。而采用傳統(tǒng)的報紙和傳單等促銷形式，要等到6-8周后才能收到回饋。展會組織者越早知道出席者的意圖，就能越快做出反應或在截止日期前減少剩余房間。通過包括住宿預定和報名的聯(lián)機模塊，展會組織者可以引導其潛在的出席者直接進入自己的旅店預定主頁，從而增加他們在報名參加展會的同時預定自己旅店房間的的幾率。
      住宿預定和報名的聯(lián)機模塊還能夠使展會組織者不用通過旅店就能隨時掌握住宿預定信息，及時讓出剩余房間，減少磨損費。