展覽會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)是為策劃舉辦一個(gè)新展覽會(huì)而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，是對(duì)展覽會(huì)名稱和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展覽會(huì)規(guī)摸、展覽會(huì)定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展覽會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。
展覽會(huì)策劃書(shū)的制定過(guò)程中，需要解決以下問(wèn)題。
1. 展覽會(huì)名稱
展覽會(huì)的名稱一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容：從本部分、限定郊分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第101屆中國(guó)進(jìn)出口商品交易會(huì)”，如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座，則基本部分是“交易會(huì)”，限定部分是“中國(guó)”和“第101屆”，行業(yè)標(biāo)識(shí)是“進(jìn)出口商品”。
2. 展覽會(huì)地點(diǎn)
策劃選擇展覽會(huì)的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是展覽會(huì)在什么地方舉辦;二是展覽會(huì)在哪個(gè)展館舉辦。
3. 辦展機(jī)構(gòu)
辦展機(jī)構(gòu)是指負(fù)責(zé)展覽會(huì)的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門(mén)和新聞媒體等。根據(jù)各單位在舉辦展覽會(huì)中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì)的辦展機(jī)構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。
4. 辦展時(shí)間
辦展時(shí)間是指展覽會(huì)計(jì)劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指辦展的具體開(kāi)展日期。二是指展覽會(huì)的籌展和撤展日期。三是指展覽會(huì)對(duì)觀眾開(kāi)放的日期。
5. 展品范圍
根據(jù)展覽會(huì)的定位，展品范圍均可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類，例如，“博覽會(huì)”和“交易會(huì)”的展品范圍就很廣，如“廣交會(huì)”的展品范圍就超過(guò)10萬(wàn)種，幾乎是無(wú)所不包;而德國(guó)“法蘭克福國(guó)際汽車展覽會(huì)”的展品范圍均涉及的產(chǎn)業(yè)就很少，只有汽車產(chǎn)業(yè)一個(gè)。
6. 辦展頻率
辦展頻率是指展會(huì)是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看一年舉辦一次的展覽會(huì)最多，約占全部展會(huì)數(shù)從的80%，1年舉辦兩次和2年舉辦一次的展覽會(huì)也不少，不定期舉辦的展覽會(huì)已經(jīng)是越來(lái)越少了。
7. 展覽會(huì)規(guī)模
展覽會(huì)規(guī)模包括三個(gè)方而的含義：一是展覽會(huì)的展覽面積是多少;二是參展單位的數(shù)量尼是多少;三是參觀展覽會(huì)的觀眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展覽會(huì)時(shí)，對(duì)這三個(gè)方面都要作出預(yù)測(cè)和規(guī)劃。
8. 展覽會(huì)定位
通俗地講，展覽會(huì)定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀眾本展覽會(huì)“是什么”和“有什么”，具體地說(shuō)，展覽會(huì)定位就是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況，通過(guò)建立和發(fā)揮展覽會(huì)的差異化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使自己舉辦的展覽會(huì)在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨(dú)特的印象的過(guò)程。
9. 展覽會(huì)價(jià)格和展覽會(huì)初步放算
展覽會(huì)價(jià)格就是為展覽會(huì)的展位出租制定一個(gè)合適的價(jià)格。展覽會(huì)的價(jià)格往往包括室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格和室外展場(chǎng)的價(jià)格，室內(nèi)展場(chǎng)的價(jià)格又分為空地價(jià)格和標(biāo)準(zhǔn)攤位的價(jià)格。在制定展覽會(huì)的價(jià)格時(shí)，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)”的原則，即那些便于展示和觀眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展覽會(huì)初步預(yù)算是對(duì)舉辦展覽會(huì)所需要的各種費(fèi)用和舉辦展覽會(huì)預(yù)期可以獲得的收人進(jìn)行的初步預(yù)算。在策劃舉辦展覽會(huì)時(shí)，要根據(jù)市場(chǎng)情況給展覽會(huì)確定一個(gè)合適的價(jià)格，這樣對(duì)吸引目標(biāo)參展商參加展覽會(huì)十分重要。
10. 人員分工、招展招商宜傳推廣計(jì)劃、展覽會(huì)進(jìn)度計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃和相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃
辦展機(jī)構(gòu)還要對(duì)人員分工、招商招展宣傳推廣、進(jìn)度、現(xiàn)場(chǎng)管理和相關(guān)活動(dòng)等制訂相應(yīng)的計(jì)劃。
